- Consulter le thésaurus avant de saisir un descripteur, le capturer et bien vérifier son environnement.
- Indexer au niveau de spécificité du document. Ex. : "Les rapaces d'Europe" indexer à rapace / Europe/ et non à "oiseau" (et inversement)
- Toujours utiliser le descripteur le plus précis. Ex. : "La pollution des mers" Indexer à "pollution des mers" et non à "pollution" et "mer".
- Répondre aux questions : de quoi /de qui / quand / où ?
- Avant de choisir un descripteur, bien réfléchir aux utilisateurs potentiels.
- Pour tous les patronymes, indexer à l'activité / siècle / pays. Ex : "Picasso", indexer à peintre / 20e siècle / Espagne
| - Ne pas indexer les oeuvres de fiction, les oeuvres littéraires et philosophiques. Utiliser pour cela le champ "mot-clé".
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Ne pas utiliser ensemble des descripteurs se trouvant à des niveaux différents dans une même chaîne hiérarchique. Ex "oiseau" (TG) et "rapace" (TS) mais possibilité de capturer les termes associés. -
Ne pas multiplier les descripteurs. Utiliser seulement les plus importants. Emploi conseillé pour un CDI : 5 descripteurs maximum.
| - - Documentaires : résumé indicatif - Fictions : résumé incitatif
- Style concis, rigoureux avec des mots simples et significatifs. Les phrases nominales sont possibles.
- Placer dans le résumé tous les mots utiles à la recherche ne figurant pas ailleurs (titre, thésaurus): - Noms patronymiques - Mots nouveaux - Mots techniques, professionnels, régionaux - Données numériques. Ex. : 16e siècle dans le titre, mettre dans le résumé "seizième siècle / XVIe siècle".
- Attention à l'emploi du singulier et du pluriel. Si "les enfants" dans le titre, placer "enfant" dans le résumé.
- Expliciter le titre s'il est non signifiant.
| - Mots polysémiques, homographies : ex. : verbes conjugués (avions / été / jetons / aimant...)
- Coupe d'un mot en fin de ligne : chaînes de caractères aberrantes dans les index.
- Résumés anecdotiques. Chaque phrase doit contenir une information essentielle et significative.
- Les phrases du style : "ce livre traite de..." - "le document analyse" car source de bruit documentaire.
- Les commentaires personnels sur le style ou toute forme de critique.
- Les développements sur la biographie de l'auteur.
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